攻めの姿勢で、
改革を
2013年入社
経済学部経済学科卒
中川 知美
TOMOMI NAKAGAWA
人事部人事給与サポート室
求められるのは、真摯な対応
“事務職から会社を変えていきたい”。就職活動に積極的に取り組んでいなかった中川に、この言葉が響いた。
「就職どうしようかなと思っているうちに時間が過ぎていました。周りの就職先は金融系が多いですし、メーカーに馴染みがなかったのですが、旭化成の説明会に行って、“攻める事務職”という姿勢に惹かれました」
配属先は、旭化成グループ内従業員に対し給与支払いと給与に付随する業務を専門的に行っている人事部署へ配属。入社して3年間は従業員が結婚や出産、転勤などライフスタイルに応じた事象に関して、従業員から申請を受け、不備対応を行う業務となった。担当する従業員数は数千人。
「1年目はメディカル部門、2年目はファーマー部門、3年目はホームズ部門の従業員対応でした。実に様々な問い合わせが来ました。人事規定、就業規則に沿った判断をするのですが、就業規則は旭化成、旭化成ホームズそれぞれで異なります。また旭化成は、「原則は〇〇、例外がある」という規定も多いため、判例も蓄積し覚えることが大変でした」。
1日に多くて100件の電話・メール対応をしなければならない。
今の若者世代は、電話よりメールやメッセージサービスで相手と意思疎通を図る方が馴染み深い。中川ももちろんそうだった。だから、電話対応への免疫をつけるため、内定を受け取った直後からコールセンターでバイトをした。その経験が活かされた。「社会保険や税金の知識もないけれど問い合わせが来る。そのつど調べつつ、自分で問い合わせノートを作って対応しました」。
問い合わせやトラブル対応を行うことで、社会保険法や所得税などの専門性は確かに積みあがってきている実感はあるが、主体的に自らが生み出したという形ある仕事がしてみたい・・入社丸1年たったある日“攻める”チャンスが訪れた。
リーダーとしての改革
入社2年目の時、給与部署を6チームに分けて、業務改善活動を実施することになったが、そこで中川はチームリーダーに抜擢される。
リーダーとして中川のチームは何を改善していくのかメンバーと徹底的に議論。
議論は白熱したが、大胆な改善案は出てこなかった。
ふと、おかれている環境に目を向けた。活動スタート時各チームは10名で1チームだが、中川のチームは10名から異動の関係で8名に減ったまま。「10名分の業務を8名で行えば、2名分の業務を定量的になくしたと言える！」この状況が、中川に“攻め”の姿勢をとらせた。
まず、日々の工程を洗い出すことからスタート。そこから、『ECRS手法』（なくす・まとめる・簡素化する・置き換える）の視点で、業務を見直した。
「8人のメンバーがそれぞれ自分の担当を持って、それを自分のデータとしてバラバラに加工して作業していたんですけど、みんなが同じデータ・情報を使っていることに気づいた。だったら、一気に集約してエクセルのマクロで振り分けることができないかと思ったんです」。中川の戦略は、見事に的中。結果、一人につき10分かかっていた作業を、チームとして1〜2分でできるようになった。また、何かに変更が生じたとき、すべて手作業で打ち込んでいた工程の自動化も実現。さらなる労働削減と時間短縮を叶えた。
この改革を、人事部長が勢揃いした場で中川はリーダーとして発表。その功績は、人事フィールド内の『最優秀賞』として讃えられた。優秀賞はあっても、最優秀賞が贈られるのは珍しいこと。チーム要員が少ないにもかかわらず業務をこなし、かつ時間も労力も抑えることができた改革に、光が当てられた瞬間だった。
「私のチームはたまたま若手が集まって、全員が改善しようという想いで臨みました。それまではできないだろうと思って手をつけていなかったことを、知らない若者だからこそ攻められたのでしょうね。この時はまだマクロも組めなかったのに、やってみたら意外とできたんです」。
入社前はエクセルも使いこなせなかった中川が、スキルとシステムの知識を手に入れ、事務職に改革をもたらした。
スキルを強みにして次のステップへ
「一つスキルが身につくと、これはこうできるというアイデアが浮かんでくる。スキルを得るごとに強くなれますね」
改革を経た中川は、今システムの業務を任されている。官公庁の届出や、退職関連の処理、共済制度でのシステムの企画と運営などが主だ。官公庁への届け出は、エクセルで作成したり紙に書いたりと、現実はまだまだアナログな状況。システムを導入し、自動化できるよう推し進めている。
「システム化するには、まずは業務を知らないとシステム開発と話ができない。3年間の従業員対応で培ったノウハウと、現場の話を聞いて声を吸いあげてシステムを作り上げます」。そのために、自らミーティングへ参加したり、社会保険手続きを実際に行っているテーブルに顔を出し、意見や要望を逃さずに新システムへのヒントを得ている。現時点で、6つ進めているシステムのうち5つは完成した。
「システム化することでだいぶ担当者の作業が早くなり負担も減った、と嬉しい声をいただけるようになりました」
目指すべきことが見えなくて不安だった頃の業務があったからこそ、今のシステム周りの業務をこなせる。そうやって、着実にステップを上がってきた。経験を踏み台にしながら、事務職から改革を実現させている。
休日はゴルフに夢中
ゴルフクラブを握ってから半年。休日や就労後の空いた時間はゴルフ漬け。同僚にゴルフ仲間が多く、コンペに参加することもしばしば。スコア100を切れるように、家に完備したパターマットで練習に励んでいる。また、可愛いゴルフウェアを見つけるのも楽しみの一つ。
